看護師は、学校で社会人としてのビジネスマナーを教えてもらうことがないため、転職に関する一般常識を知らないことがあります。
そのため、初めての転職だと、病院や施設から内定通知を頂いた後にどのような流れで動けばいいのか戸惑ってしまうこともあるでしょう。
そこでこのページでは、看護師が転職先から内定通知を受けた後の具体的な流れや、添え状・お礼状の書き方などについて詳しくご紹介していきます。
目次
内定通知が来たら取るべき行動
看護師が転職先の病院・施設から内定の通知が届いたら、以下のフローチャートに沿って行動していきましょう。
内定を承諾する場合はすぐに中身を確認し、自分の名前と、送付すべき書類と期限を確認するようにしてください。そのうえで、内定承諾書などの記入・作成を行います。
また、上記の「担当者」は看護師転職サイト（エージェント）を利用している場合は、担当コンサルタントに、ご自身で転職活動を行っている場合は採用担当者に連絡しましょう。
なお、この時点で内定を辞退・保留した場合や妊娠が発覚した場合は、こちらの項目は飛ばし、次の「内定通知後に辞退したい場合や妊娠した場合の対処法」の方を読み進めていってください。
内定通知後の期日
| 病院・施設からの通知内定までの期間 | 数週間から長くても1ヶ月程度で施設側が郵送又は通知 |
|---|---|
| 内定の返信 | 2日～3日前後（遅くても1週間以内） |
| 内定保留の期間 | 看護師転職で内定を保留に出来る期間は2日から3日、長くても2週間程度 |
内定後の返信はなるべく早く行うことがビジネスマナーです。時間が掛かる場合でも連絡が必要となります。
内定承諾書の返信期日について
内定承諾書の返信期日は、概ね2週間程度で設定している病院が多いようです。
内定を承諾し、働く意思がある場合には、期限前に「内定承諾書」に記入し、早めに返信することが大切です。
必ず同封されている添え状を確認すること
転職先の病院や施設から内定通知が郵送されてきた場合には、一枚目に病院が作成した添え状があるはずです。
まずは、その「添え状」を確認し、
- 同封されている書類がきちんと同封されているか
- 返信すべき書類は何か
- 返信期日はいつなのか
などを確認することが大切です。
もし、書類が足りない場合には、できるだけ早く記載されている担当者に電話で連絡し、不足した書類を郵送してもらいましょう。
採用内定通知書の名前間違いに注意すること
特に間違いやすい名前の方は、「採用内定通知書」に記入されている名前を確認することも大切です。もし名前が違う場合には、担当者に連絡し、正式な名前のもので送って欲しい旨を伝えることが大切です。
「採用内定通知書」は公文書であるため、場合によってはそのまま手続きが進んでしまう可能性があるからです。
封筒や添え状に記載されている名前は、担当者が間違えた可能性があるため、目くじらを立てずに、自分の胸に収めておけばよいと思います。
内定通知後に辞退したい場合や妊娠した場合の対処法
やむをえない事情により、内定通知後に辞退せざるをえない状況になった場合や、内定通知後に妊娠が発覚した場合の対処法についてお伝えしていきます。
また、例文や断り方に関しては、以下を確認してください。
内定を辞退・保留したい場合は速やかに担当者へ電話する
内定を辞退する意思が決まった場合や、一旦保留にした場合はできるだけ早くその意思を電話で担当者に伝え、採用側が困らないように対処することが大切です。
当たり前ですが、内定辞退者が出れば、病院側はその代わりの人材を確保する必要があるからです。
その後の指示は担当者に確認し、対応するようにします。
また、すでに「勤務（内定）承諾書」などを提出した後に辞退・保留する場合も同様、担当者に電話で連絡してください。
なお、内定辞退・保留の流れについて詳しくは以下も確認ください。
内定辞退・保留の理由はどうすれば良い？
内定辞退・保留については、具体的な理由を説明すると、逆に問い詰められることもあります。
そのため、「一身上の都合のため」や、「家庭の事情により、就職することが難しくなった」といった「個人的だけれども、自分の都合だけではどうにもならない」という理由で伝えることが大切です。
もちろん、面接前に「他の病院の面接を控えている」「地元での病院も模索している」といった話をしている場合には、その結果としての内定辞退ということであれば、正直に理由を伝えても問題はありません。
- 大切なことは、内定を辞退・保留することで、「迷惑をおかけした」ことを、相手に伝えることです。誠意を見せることを忘れずに対応してください。
内定通知後に妊娠した場合も必ず担当者に電話する
内定通知後に妊娠が発覚した場合、迷惑を最小限に抑えるためにも、その旨をすぐに担当者に電話で伝える必要があります。
そして「ご迷惑をおかけしてしまうと思いますが・・・」と、前置きを入れた上で、転職して働く意思があることをきちんと伝えましょう。
内定辞退の意思を確認される可能性もあります
妊娠を理由に内定を取り消しにすることは、病院としては法的にも行うことはできません。
しかし場合によっては、内定辞退の意思を確認されることもあるかも知れません。特に、内定先が病棟だった場合は、人員配置の問題上、尚更その可能性があります。
- 詳しくは社労士法人の「内定後の妊娠発覚と内定取り消し」や厚生労働省の「雇用における男女の均等な機会と待遇の確保のために」を確認してください。
転職先へ提出する内定承諾書の添え状・お礼状について
内定承諾書を作成したら、添え状をつけて、転職先へ郵送します。
内定承諾書の添え状は、採用担当者にとって送られてきた書類を確認するうえで役立つ書類です。
添え状がなくても問題ありませんが、添え状をつけた方が社会人としてルールを知っている常識がある人だ、と思ってもらえる他、封書を受け取る側に丁寧さが伝わります。
また、内定承諾書と別途でお礼状を出す必要はありませんが、添え状の中にお礼状の言葉を添えることをおすすめします。
転職先へ提出する内定承諾書の添え状・お礼状の例文
添え状の多くは、ワードで作成します。手書きにこだわる必要はなく、相手の立場に立って読みやすい形で作成します。
添え状の例文としては、下記になります。
○○○○年○月○日
○○病院
○○様
〒○○○-○○○○
東京都千代田区○○-○○-○○
(氏名)
TEL:○○○-○○○○-○○○○
内定承諾書の送付について
拝啓 季語（若しくは時下）、貴院の皆様におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
さて、この度は、看護師採用の内定のご通知を頂いまして、誠にありがとうございます。
採用時期からは、病院職員の一員として、看護師として患者さんにより良いケアを提供できるよう、一生懸命努力を重ねていきたいと存じますので、今後ともよろしくお願い致します
つきましては、下記の書類をお送りいたしますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
敬具
記
・内定承諾書…1部
以上
以上のようになります。
- 時候の挨拶は辞書を確認し、時期に合った言葉を選ぶことが大切です。浮かばない場合には「時下」を使用しても差しさわりありません
- 作成したら、誤字脱字、言いまわし、レイアウトを確認することが大切です
- 特に担当者様の名前などに間違いがあっては失礼にあたるため、しっかりと確認します
添え状に入れるお礼文は簡単で気持ちが伝わる言葉を選ぶ
添え状に入れるお礼文は、以下のポイントを押さえた「簡単」で「気持ちが伝わる」言葉を選びましょう。
- 自分の気持を素直に記載すること
- 誤字がないこと
- 言いまわしに問題ないかを確認すること
- 本題に入る前には「さて、」を用いること
沢山ある書類の中から、少しでも採用担当者に良い印象を持ってもらうよう工夫しましょう。
看護師の体験談事例
何度か内定の用紙を頂き、内定承諾書等を提出したことがあります。
しかし、お礼状を単独で提出したことはありません。また提出しないことで、損をしたこともありません。もしお礼状を単独で送りたいのであれば、採用担当者ではなく、お世話になった方に、内定が決まったことを簡単にお知らせするほうが効果的です。
例えばインターンシップや転職相談に乗ってくださったスタッフ・職員に対して、お礼状を送ることは、転職後もつながりを深めることに役立つでしょう。
内定承諾書を郵送する封筒について
内定承諾書を郵送する封筒については「内定承諾書在中」として済ませるだけ十分です。
なお、封筒は真っ白・茶封筒などのシンプルなものを選んでください。小さくても柄やキャラクターがプリントされている封筒は失礼にあたるため、避けた方が良いでしょう。
また、裏面には自身の住所と氏名は必ず記載しておきましょう。
関連リンク
よくある質問
内定通知書とは、病院や施設などの雇用側が応募者を採用する旨や採用条件、入職までに必要な手続きや内定承諾書の提出期限などが記載されており、病院施設によってここに違います。
内定承諾書とは、病院や施設などの雇用側が応募者に発行する書類であり、内定者は入職を承諾し、入職の制約をするための書類となります。
- 採用側が多忙や手違いのため遅れている可能性
- そもそも採用通知や内定通知を発行していない病院・施設
内定通知が送られてこない場合には、以下のパターンが可能性としてあります。
面接から、10日以上経過しても内定通知の知らせがない場合は、採用担当者に一度連絡をすることをお勧めします。また、電話に抵抗がある方はメールでの問い合わせで十分です。
（看護師転職では合否をその場で言われたり、電話を受けたりするケースがあるため、その際に確認をしておきましょう。）
そもそも採用通知・内定通知を発行していない病院・施設だったとしても転職には問題がありません。内定承諾書や雇用契約書にサインが出来れば転職完了となります。そのため、合否の確認を行っておきましょう。
転職先から内定通知を受けた後に看護部などに直接電話をする必要はありません。
特に、4月入社の病院に転職した場合には、数十名から100名を超える看護師に内定を出しています。
そのため、一人ひとりが看護部などにお礼のための電話を入れた場合、他の業務に支障がでる可能性もあります。内定が決まったら、書類を確認した上で、添え状と共に期日に余裕をもって必要書類を送り返すだけで十分です。
内定辞退は、基本的には電話で直接伝えることがおすすめです。
メールや書面では連絡の行き違いの可能性もありますし、相手に誠意を伝えることができません。
そのため、内定辞退は、言いにくいけれど、電話で担当者に連絡を行い、その後の対応について確認しましょう。病院によっては、内定辞退書を作成することを求めてくることもあります。
詳しくは「看護師転職で内定後の断り方とは？内定辞退・保留する例文」を確認してください。
最後に
- 内定通知の返信はなるべく早く送ることがビジネスマナー
- 到着後2日~3日前後、遅くても1週間以内に返信する
- 何かトラブルがある場合はなるべく早く連絡する
- 内定承諾書に沿えるお礼状は任意でOK！
内定の通知が届いた時はすぐに中身を確認し、自分の名前と、送付すべき書類と期限を確認します。そのうえで、内定承諾書などの作成を行います。
内定のお礼については、看護部に個別に連絡することは避け、内定承諾書を送付する際に、添え状の中に「内定のお礼」と「今後の抱負」について記載することがおすすめです。
お礼状・添状共に、手書きでも、パソコンでの作成でも構いません。大切なのは、誤字がないこと、ビジネスマナーに沿っているかどうかです。形式にのっとって、書類を作成し、その中で、自分のこれからの抱負や意欲を簡潔に、文章の中に盛り込んでいくようにしましょう。
転職を支援をしてくれる看護師転職サイトを利用している場合、「内定のお礼」は不要といえます。どうしてもお礼状を送りたい場合は担当者に一度確認をしましょう。
